Versicherungs- und Finanzfachwissen

Das kaufmännische Mahnwesen ist ein fester Bestandteil der Finanzbuchhaltung eines Unternehmens. Das Mahnwesen gehört zum Prozess des Forderungsmanagements und beschäftigt sich mit den offenen Rechnungen, die Unternehmen oder Kunden bei dem jeweiligen Unternehmen verursachen. Branchenunabhängig gibt es immer etliche Unternehmen und Kunden, die ihre Rechnung nicht bezahlen wollen. Innerhalb des Mahnwesens, was oftmals ein Unternehmen intern selbst durchführen oder aber auch an ein Inkassounternehmen direkt abgeben kann, wird laufend geprüft, welche Kunden ihre Rechnungen nicht beglichen haben, welche Zahlungseingänge erfolgt sind und die Kunden, die bis dahin noch nicht gezahlt haben, werden dann zur Zahlung durch eine Mahnung schriftlich dazu aufgefordert. Übernimmt das Mahnwesen ein entsprechendes Inkassounternehmen, geschieht diese Zahlungsaufforderung normaler Weise im Namen des Mandanten also des Unternehmens, bei dem die offene Forderung entstanden ist. Das Inkassounternehmen trifft also wie die interne Mahnabteilung des Unternehmens nach außen für den Schuldner auf. Zudem setzt ein Inkassounternehmen in diesem Zusammenhang oftmals eine telefonische Mahnansprache (Telefoninkasso) ein, um mit dem säumigen Zahler in direkten Kontakt zu kommen. So können häufig die Gründe für die Nichtzahlung der offenen Rechnung im Gespräch geklärt werden. Der direkte Kontakt wird sich zudem positiv auf die Kundenbindung aus, denn nicht jeder nichtzahlende Kunde wird auch in Zukunft seine Rechnung nicht bezahlen. Darüber hinaus gibt es oftmals Gründe oder persönliche Situationen, die in einem telefonischen Gespräch erfahren werden können z.B. wenn der Kunde im Krankenhaus lag, eine Reklamation an der Ware vorlag oder schlicht weg, dass die Bezahlung untergegangen ist. Bleibt das Mahnwesen erfolglos und die offene Forderung konnte auf diesem Weg nicht eingebracht werden, werden die offenen Forderungen in den meisten Fällen direkt an ein Inkassounternehmen abgegeben, wenn dies im Vorfeld nicht schon das Mahnwesen durchgeführt hat. Das Inkassounternehmen setzt dann das vorgerichtliche Inkassoverfahren nahtlos fort. Die weitere Ansprache des Kunden erfolgt in unterschiedlichen Stufen und mit verschiedenen Instrumenten, so dass am Ende des Inkassoprozesses eine erfolgreiche Quote an eingebrachten Forderungen für das Unternehmen steht. In der Realität gibt es dennoch immer wieder Fälle, die sich weder im Mahnwesen noch im vorgerichtlichen Inkassoverfahren positiv abschließen lassen, so dass das beauftragte Inkassounternehmen auf Wunsch des Unternehmens dann im Anschluss auch das gerichtliche Mahnverfahren durchführen kann.

Als Grund, warum Unternehmen bei auftretenden Außenständen häufig kein Inkassounternehmen beauftragen, wird immer wieder die Belastung der Kundenbeziehung genannt. Eine Zusammenarbeit mit einem Inkassounternehmen muss aber nicht zwangsläufig das Ende der Kundenbeziehung bedeuteten, da Inkassounternehmen ihr Handwerk verstehen und ein Gespür entwickelt haben, wie mit den einzelnen Schuldnern umzugehen ist, damit beide Seiten positive Ergebnisse erreichen. Mitarbeiter von Inkassounternehmen sind genau auf diese sensiblen Situationen speziell geschult und verfügen über viel Erfahrung im Umgang mit ihren Schuldnern. Die Imagewahrung ist für Unternehmen meistens ein ebenso wichtiger Aspekt im Forderungsmanagement, wie die Schonung der Kundenbeziehung und die Professionalität des entsprechenden Inkassounternehmens. Gerade vor dem Thema Außenstände sollten Unternehmen nicht die Augen verschließen, sondern sich für die Profis aus dem Forderungsmanagement-Bereich entscheiden, damit ihnen nicht wichtige Liquidität verloren geht.

Vielfach können die Mitarbeiter im direkten Kontakt mit den Schuldnern die Hintergründe erörtern, die zur Nichtzahlung der Rechnung geführt haben. Nicht selten liegt einfach ein Missverständnis vor oder die Rechnung wurde z.B. bei einem langen Krankenhausaufenthalt oder einer Urlaubsreise nicht bearbeitet. Ebenso kann es möglich sein, dass eine vorliegende Reklamation der Grund für die Nichtzahlung des Schuldners ist, diese aber bislang nicht zufriedenstellend bearbeitet wurde oder der Buchhaltung des Unternehmens nicht bekannt ist. In vielen dieser genannten Fälle versucht ein Inkassounternehmen zwischen Gläubiger und Schuldner aktiv zu vermitteln und eine gemeinsame Lösung zu finden, die ohne den Dialog nicht selten möglich gewesen wäre.

Wichtig ist zudem, dass Inkassounternehmen die persönliche finanzielle Situation der einzelnen Schuldner abfragen, denn so können sie z.B. Ratenzahlungen anbieten, die dann zum Ausgleich der offenen Forderung für das Unternehmen führt, oder auch eine Stundung gewähren. Die Praxis zeigt, dass viele Kunden auch bei Einsatz eines Inkassounternehmens und Ausgleich der Forderung dem Gläubiger treu bleiben und auch weiterhin seine Produkte bzw. Dienstleistungen in Anspruch nehmen. Kunden zu halten, ist besonders vor dem Hintergrund interessant, da die Neukundenwerbung in der jetzigen Zeit für Unternehmen immer schwieriger wird und oftmals mit hohem finanziellen Aufwand für den Gläubiger verbunden ist.

Wenn Rechnungen nicht bezahlt werden, ist das für den Gläubiger natürlich besonders lästig. Eine gute Möglichkeit, um vielleicht doch noch an das Geld zu kommen, ist die Beauftragung eines Inkasso Unternehmens. Dieses kann zwar keine Garantie geben, dass der Schuldner wirklich bezahlt, ist aber in den meisten Fällen erfolgreich. Auch Schuldner, die auf die Anschreiben des Gläubigers nicht reagieren, lassen in den seltensten Fällen einen Inkasso Brief einfach links liegen. Dabei tritt das Inkasso Unternehmen in der Regel zwar schon im ersten Schreiben sehr bestimmt auf und klärt den Schuldner über die rechtlichen Konsequenzen auf, falls dieser weiterhin nicht bezahlt, signalisiert aber auch Kompromissbereitschaft

So kann in den meisten Fällen eine Vereinbarung zur Ratenzahlung getroffen werden, sofern der Schuldner die erste Rate zeitnah bezahlt. Meist bieten die Inkasso Büros den Schuldnern auch eine Beratung an. Dies veranlasst einige Schuldner dazu, die Forderung baldmöglichst zu begleichen, und sei es nur in Teilbeträgen. Reagieren Schuldner auf das erste Schreiben nicht, versucht das Inkasso Unternehmen meist mit weiteren Briefen, das Geld zu erhalten und betont dabei die rechtlichen Schritte, die einer weiteren Nichtzahlung folgen werden. Außerdem werden mit jedem weiteren Brief die Gebühren höher, und in der Regel fallen auch laufend Zinsen für die bisherigen Beträge an. Um dies zu umgehen, sollten Schuldner schnellstmöglich bezahlen. Wer auf die Schreiben des Inkasso Büros reagiert und bezahlt, kommt oft noch um lästige Schufa-Einträge und gerichtliche Mahnverfahren herum, deren Folgen sich meist über mehrere Jahre hinweg auf die Bonität des Schuldners auswirken und ihn massiv einschränken können.