Versicherungs- und Finanzfachwissen

Das kaufmännische Mahnwesen ist ein fester Bestandteil der Finanzbuchhaltung eines Unternehmens. Das Mahnwesen gehört zum Prozess des Forderungsmanagements und beschäftigt sich mit den offenen Rechnungen, die Unternehmen oder Kunden bei dem jeweiligen Unternehmen verursachen. Branchenunabhängig gibt es immer etliche Unternehmen und Kunden, die ihre Rechnung nicht bezahlen wollen. Innerhalb des Mahnwesens, was oftmals ein Unternehmen intern selbst durchführen oder aber auch an ein Inkassounternehmen direkt abgeben kann, wird laufend geprüft, welche Kunden ihre Rechnungen nicht beglichen haben, welche Zahlungseingänge erfolgt sind und die Kunden, die bis dahin noch nicht gezahlt haben, werden dann zur Zahlung durch eine Mahnung schriftlich dazu aufgefordert. Übernimmt das Mahnwesen ein entsprechendes Inkassounternehmen, geschieht diese Zahlungsaufforderung normaler Weise im Namen des Mandanten also des Unternehmens, bei dem die offene Forderung entstanden ist. Das Inkassounternehmen trifft also wie die interne Mahnabteilung des Unternehmens nach außen für den Schuldner auf. Zudem setzt ein Inkassounternehmen in diesem Zusammenhang oftmals eine telefonische Mahnansprache (Telefoninkasso) ein, um mit dem säumigen Zahler in direkten Kontakt zu kommen. So können häufig die Gründe für die Nichtzahlung der offenen Rechnung im Gespräch geklärt werden. Der direkte Kontakt wird sich zudem positiv auf die Kundenbindung aus, denn nicht jeder nichtzahlende Kunde wird auch in Zukunft seine Rechnung nicht bezahlen. Darüber hinaus gibt es oftmals Gründe oder persönliche Situationen, die in einem telefonischen Gespräch erfahren werden können z.B. wenn der Kunde im Krankenhaus lag, eine Reklamation an der Ware vorlag oder schlicht weg, dass die Bezahlung untergegangen ist. Bleibt das Mahnwesen erfolglos und die offene Forderung konnte auf diesem Weg nicht eingebracht werden, werden die offenen Forderungen in den meisten Fällen direkt an ein Inkassounternehmen abgegeben, wenn dies im Vorfeld nicht schon das Mahnwesen durchgeführt hat. Das Inkassounternehmen setzt dann das vorgerichtliche Inkassoverfahren nahtlos fort. Die weitere Ansprache des Kunden erfolgt in unterschiedlichen Stufen und mit verschiedenen Instrumenten, so dass am Ende des Inkassoprozesses eine erfolgreiche Quote an eingebrachten Forderungen für das Unternehmen steht. In der Realität gibt es dennoch immer wieder Fälle, die sich weder im Mahnwesen noch im vorgerichtlichen Inkassoverfahren positiv abschließen lassen, so dass das beauftragte Inkassounternehmen auf Wunsch des Unternehmens dann im Anschluss auch das gerichtliche Mahnverfahren durchführen kann.